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  • 关于eHR软件部署方式和服务提供模式的探讨

    2016-06-20


    0-11

     

    作者:聂宜军
    SAP HCM研发、咨询和培训专家
    上海火狐体育app官网下载投资有限公司创始合伙人、董事总经理
    兼火狐体育app官网下载HCM研究院院长
    专业著作:
    1)《SAP ERP HCM人力资本管理咨询指南》,2012年6月由上海交通大学出版社出版;
    2)《SAP ERP HCM人力资本管理配置指南》,已推出电子书,计划2016年底前由南京大学出版社出版。
    来源:火狐体育app官网下载HCM研究院《人力资本洞察HC Insight》


    内容摘要
    本文通过对企业eHR软件系统部署的三种方式展开论述,分析其各自的优缺点。然后对基于云计算平台的SaaS服务模式下的HR应用平台选型、费用支付、数据安全问题进行重点探讨,最后对实施和运维过程中企业、咨询服务商和云计算平台提供商三者之间的合作模式进行深入探讨,为企业eHR平台和服务选型提供建议和参考。

    关键词
    HR信息化|eHR部署选型|云计算|SaaS模式|数据安全和保密  

    一、云计算和SaaS模式对eHR软件产品和服务提出的挑战

    随着这几年云计算概念的提出和云计算管理时代到来,人力资源信息化软件和服务领域也是异军突起,出现一批的云计算HR软件和SAAS服务提供商,比如SuccessFactors(人才管理云服务)、Workday(全套人力资源管理解决方案云服务)、SHL(人才测评云服务)、Taleo(招聘云服务)等。SAP公司收购SuccessFactors更是让人们看到这家企业管理软件巨头对云计算挑战的紧迫感和未雨绸缪。有传闻ORACLE公司精心打造的Oracle融合HCM(Oracle Fusion Human CapitalManagement)产品只提供基于SaaS和云计算模式的产品和服务。业界人士普遍感觉这次是真的狼来了,云计算模式eHR应用有一天真的会一统天下,会给企业购买、安装和实施、维护HR系统模式带来终结吗?

    由于各个国家和企业人力资源管理的法律、政策、制度和业务流程千差万别,各具特色,故此HCM软件产品可能是企业应用里对灵活性要求最高的系统之一。要推出一个具有跨国家、跨行业和跨企业适用性的套装人力资源软件殊非易事,对软件开发商的设计开发人员是一个挑战;而要针对特定企业实施好和应用好这样的套装软件对eHR咨询顾问更是挑战。 

    即便未来在HR管理的某些领域,针对某些行业,基于SaaS服务的云计算模式可能逐渐被一些企业接受和使用,有人认为这是eHR解决方案提供服务的趋势和方向。但因为企业人力资源管理业务现状和需求差异化带来挑战在云计算模式下也是难以避免,要么削足适履,要么进入云端的实施过程仍然需要。 

    另外一个问题,就是企业对放在共有云服务平台上的人力资源核心业务数据的安全保密性方面的考虑,特别是对中国传统性本土企业,这一点尤为重要。从目前企业的情况来看,高科技企业、外资企业对HR相关云服务,接受度可能高一些,而传统企业则需要时间来适应和接受。还有一个问题就是那些业务和数据,适合运行和存放在云服务平台上,目前来看比较适合云化的领域有网络学习、网络招聘、素质测评、绩效考核、人才管理等。

    二、三种不同的eHR系统部署方案及优缺点 

    1、企业完全自己部署全部的HR应用(On-PremiseHR solutions

    企业所有或大部分的HR应用都是自己部署,使用一套商务软件套件或者自行开发支持企业大部分或者全部的HR业务操作、流程和报表分析。当然企业可能在某些业务处理上使用一些专业HR软件作为补充,如选择部署SAP HCM软件,但e-Learning、人才测评软件使用其他软件供应商的产品,可能在主体应用和专业应用之间实现业务集成或者数据交换。

    这是云计算模式出现以前企业部署eHR软件的主要模式。企业需要采购硬件、eHR软件、数据库、操作系统等等,选择软件实施商,经历一定时间的实施周期,最后上线使用。同时需要建立自己的IT运维团队,负责系统的改正性和适应性维护。

    但云计算和SaaS(Software as a Service)模式的出现对上述软件部署方式带来巨大的挑战。企业希望减少投入,或者改一次性建设投入为逐年的服务费投入,也需要在短时间内使用时上系统,减少自己部署的时间、人力物力额财力投入,云计算和SAAS模式提出的按需租用、按需选择使用似乎一定程度上满足企业的期望。 

     2、企业完全使用云端HR服务(Cloud-basedHR Solutions

    企业所有或者主要的HR应用都使用SaaS服务商提供的云端服务,企业自身无需购买、安装硬件,也无需购买、安装和实施eHR软件和数据库系统,只需要按SaaS软件提供商提供的模板提交业务需求,SaaS软件提供商和/或其合作伙伴负责完成系统的实施,对客户的用户进行培训后,企业HR业务人员和员工即可使用系统。   

    对于以前没有投资购买和实施过商业HR软件,企业规模也不是太大,业务流程规范统一,业务需求个性化需求不多,或者比较容易转换到业界通用做法(Best Practice)的机构,可以选择这种部署方案。 

    3、混合型部署方案(Hybird HR Solutions

    对于一些机构,可能更适合的HR应用部署方案是混合型(Hybird)核心HR应用企业自己部署和维护,而部分应用如网络学习、网络招聘、素质测评、绩效考核、人才管理等其中一部分则部署到SaaS服务商提供的云端解决方案。

    对于以前已经投资实施过商业HR软件的机构,使用这一方案可以发挥以前投资系统的价值,减少系统转换的成本和代价。而且可以根据自己的需求选择适合自己的部署方案,使用一些专门化eHR解决方案,弥补综合性eHR软件中部分业务模块功能不足的问题。

    但该方案的一个潜在问题是企业自己部署的核心HR应用和在云端的HR应用的数据共享和同步如何解决,以避免数据的多次录入和不一致。例如如果企业自己部署核心HR应用的机构和岗位管理、人员异动和调配管理、员工信息管理,在云端的网络学习系统需要使用企业的机构、标准岗位、人员信息,如何获取?员工参加培训的信息(不论是教室培训还是网上学习),也需要返回到核心HR系统,以支持企业全业务范围的人力资源信息查询和报表需求。

    如果核心HR应用和云端的服务来自不同的供应商,数据共享的解决就更复杂,代价也更大,后期维护也不容易。但如果核心HR应用和云端的服务来自同一个供应商,问题似乎好解决一些,因为从理论上来说,该供应商提供的各类解决方案的基础数据模型和编码方案应该基本是一致的。但这只是假设,SAP收购SuccessFactors后也在致力于两套不同软件之间数据模型、数据编码、实现方案的集成或者融合的解决方案,要完成使两者无缝对接、实现两者互为补充且没有功能和数据的冗余,目前来看尚需时日。

    三、企业如何选择适合自己的eHR系统部署方案?

    对于很多企业需要使用eHR系统平台的,不论是已经部署还是没有部署eHR应用的,不会问我们是选择自己购买和实施eHR软件还是直接使用HR云服务应用?虽然云计算是很多软件商趋之若鹜的大趋势,不够是对自己现有软件的云端化还是不惜重金收购一个云端HR产品和服务公司,但云服务真的是适合不同规模、不同发展阶段、不同业务模式和发展策略的各类机构吗?

    目前来看,把HR数据、业务流程移植到云端还有许多数据的、法律的、安全方案的因素需要考虑。特别的对于政府机构和具有复杂业务流程的企业就不能或者不便于简简单单地完成移植。但是对于一些中小规模、成长型的私营企业或外资企业在华分支机构,如果企业自身没有多年积累的独特人力资源管理制度和业务规则,企业管理者愿意采纳业界通用业务处理流程和制度,选择使用云端解决方案则可以快速上线、减少启动和拥有成本,不失为一个有益的选择。所以有人说:云计算和SaaS的真正市场是在中小企业,云计算是因小而美。我基本认可这一观点,但还是有一点疑虑,发展中的中小企业更是需要制定符合自己需要的人才选拔、考核、测评、培训策略,真能做到千佛一面吗?可能还是需要找到一个标准化解决方案和灵活定制的平衡点。

    对于传统型的国有大中型企业,一般都有一定存在的年头,大多积累一定的具有企业特色的管理流程和制度,另外出于对企业核心人力资源数据保密性和安全性,还有云端系统可用性的考虑,在加上目前主要的云服务提供商都是国外的公司,其数据中心基本都设置在海外国家;还有就是费用的问题,大中型国有企业一般员工数量基数比较大,即使按年按人头支付使用费用,初始启动费用和年度支付的服务费用也不是一个小数目,当然还要看云端服务商的收费和报价策略。最后基于上述原因考虑,可以预计短时间内这些企业转而使用核心HR应用的云端服务还是不太可能的。当然这些企业可能在某些业务和某些人群使用特定的云端服务,是有可能的,比如员工的能力素质测评、满意度调查等。

    对于HR云端服务供应商出于企业利益的考虑,自然在销售自己的方案的时候是不遗余力,希望潜在客户变成自己的客户。但究竟什么方案是最适合企业目前阶段的业务和发展需求、性价比合适而且能真正使用起来和发挥价值,需要企业信息化和人力资源业管理决策者多看多听多比较,最后做出合理的选择。当然现在是一个互联网深刻影响生产和生活的快速变革时代,没有永恒不变、放之四海而皆准的方案和对策,适应变化是大势所趋。

    四、使用云服务eHR模式下客户服务费用支付方式

    在企业自己部署的HR应用的情况,除了硬件、数据库、操作系统的可能投资支出外,主要的费用支出还有:

    1、向eHR软件商支付软件的使用许可和用户许可费用;

    2、向咨询实施商支付的咨询服务费用。当然有些情况下如果实施服务是eHR软件商自己的咨询团队承担,则后者也可能由eHR软件商收取。但在云服务和SaaS模式下,客户eHR软件的使用费用支付模式会有不同的方案,比如:

    a)客户只是按年向云服务eHR软件和服务提供商支付服务费用客户和云服务eHR软件和服务提供商签署服务提供和购买协议,根据使用的服务范围如覆盖的业务范围、机构范围、员工人数的,商定年度或者月度租金,按年度支付。客户不再需要一次性支付首次实施费用,当然这种情况下,首次实施费用其实是分摊到年度租金中,故年度租金有可能会比方式2高一些。

    b)客户需要向云服务eHR软件和服务提供商一次性支付首次实施费用,然后再按年支付服务费用

    客户和和云服务eHR软件和服务提供商签署服务提供和购买协议,根据企业使用的服务范围如覆盖的业务范围、机构范围、需求的复杂程度、是否需要一定的客户化系统改造等,商定首次上线的实施服务费用,然后再按照标准核定企业需要支付的年度租金,按年度支付。

    此种情况下,存在三种可能:一种是云服务eHR软件和服务提供商自己的运维服务团队负责实施,自己收取服务费用;二是将首次系统上线前的实施服务委托(转包)给第三方独立咨询实施公司;三是客户直接和自己选择或者云服务eHR软件商推荐的第三方独立咨询实施公司签署首次上线的实施服务合同,和云服务eHR软件和服务提供商签署年度服务租借使用合同,但这种情况下企业还是需要和两家供应商打交道,企业未必愿意采用这一模式。

    目前领先的云服务eHR软件商都处于投资阶段,产品研发、市场培育和首批客户的实现都是需要巨大投入,要挣钱估计还需要一段时间。整个SaaS业务模式还在成型之中,云服务eHR软件商合作伙伴生态系统的建立尚需时日,两者之间的合作方式和利益分成方式也需要一段时间来磨合和调整,毕竟市场和客户还需要花更长一些时间来接受和适应SaaS这种模式。

    五、云服务eHR模式下企业HR数据的安全和保密问题

    云模式下企业级HR应用数据库中存放的数据,都是一些个人或者企业比较敏感的信息,如:

     1)员工基础信息,如员工姓名、生日、身份证号码、职务(岗位)、部门、员工类别、级别信息等;
     2)企业学习云服务:企业培训课程目录、课件、员工培训报名和参训信息、培训考试成绩信息等;
     3) 领导力/素质测评云服务:员工的素质/能力信息、评价人的评价结果(如果不是匿名方式)
     4)绩效考核云服务:员工的考核指标、单项得分和最终结果信息、考评人的评价信息(如果不是匿名方式);
     5)人才管理云服务:企业的关键/核心岗位的接班人及动态跟踪和使用信息;
     6)招聘云服务:招聘岗位信息、应聘人员信息、面试人的面试评价、应聘人的处理状态和最终结果等。上述信息的泄露对企业和员工本人的影响可能是一个危机或者灾难性事件。对云服务HR应用来说果没有良好网络和数据安全保障措施,再加以必要的配套管理制度和法律约束,才能让企业客户能够放心使用云服务。不论是云服务提供商,还是使用云服务的企业客户,需要考虑因素包括:
    1)网络安全和数据保密机制;
    2)云服务提供商的商业诚信、彼此的合同承诺(如保密责任和附带赔偿条款)、法律约束;
    3)云服务提供商从业人员的职业道德和云服务提供商对其的制度和法律约束。

    云平台上企业HR数据安全和保密的措施有:
    1)技术层面:防止外部黑客攻击导致云服务平台瘫痪不可使用,影响业务的正常运行;防止外部黑客对企业数据的非法盗取;防止内部人员越权访问客户的敏感数据并对外泄露;
    2)合约层面:云服务供应商需要和客户签署相关安全保密协议,明确发生安全问题时双方各需承担的责任,并承担可能的赔偿责任;云服务提供商对内部人员越权取得数据的制度约束,如和员工签署保密协议明确责任和惩罚;双方不再续约租用合同的时候如何交还或迁移客户的数据及应用程序等等以及保密责任等;
    3)法规层面:国家有立法对外部非法攻击云平台和盗取数据的法律惩罚,对内部在职责范围内取得数据后对外泄露后对企业造成经济和商誉损失的法律惩戒。

    六、云服务eHR模式下第三方独立实施公司与eHR软件商的合作关系

    理论上来说,如果云服务eHR供应商有自己的运维服务团队,假定他们如果能完成自己公司所有客户的需求收集、整理、分析、设计和配置和可能的增强开发,那么似乎是没有必要再需要外部第三方独立咨询公司。但从实际的可能来看,云服务eHR软件供应商可能还是需要一些第三方独立咨询公司成为自己的合作伙伴,负责客户在云端eHR系统的首次上线实施工作(如果还可以继续用这个词的话),就像以前SAP和ORACLE 在销售自己On-Premise ERP解决方案时的所采取的实施合作伙伴策略相同。

    如果云服务软件商也发展一些第三方独立咨询实施公司作为自己的实施合作伙伴,独立咨询实施公司应该向哪一方收取咨询服务费用?是企业客户还是云服务eHR软件商?如何收取自咨询服务费用?

    假定客户是以年度租金的方式向支付云服务eHR软件供应商云平台的使用费用,似乎没有可能叫他们再向第三方独立咨询公司支付服务费用,否则客户还是和自己拥有EHR平台模式一样需要支持咨询服务费用,当然因为是使用标准化的系统,和根据企业业务需求实施的系统在时间和价格上可能有所降低。

    假定客户是由云服务eHR软件供应商支付给第三方独立咨询公司,是一次性支付还是根据企业租用年限和年度租金按年计提,从咨询公司的角度,当然是希望一次性收取全部费用,不过对于云服务商来说,自己是按年收取企业的使用费用,但需要一次性支付咨询公司的实施服务费用,一次性投资大,回收周期长,而且存在企业使用几年后可能停止使用服务的可能性,除非云服务商对客户首次签约使用其服务时有最少租赁年限的门槛要求,但这样又增加了客户的首次投入。

    假定客户支付给云服务商,再由其转移支付咨询公司。此种情况的前提是云服务商收取客户服务费用的时候分为两块,一块是一次性系统实施费用,另一块是一次性按年支付的云平台服务费用,eHR软件供应商委托咨询公司负责替客户在云平台上配置系统、进行测试和客户培训,并将客户支持的一次性系统实施费用全额或者以分包价格支付给咨询公司。

    七、总结

    云计算近年已经由概念变成实际的应用系统,在个人应用方面已经是风起云涌,给传统的个人应用软件带来变革。在企业管理软件领域,传统软件供应商已开始投资布局并争取话语权,新的挑战者也在不断出现。eHR软件领域也不甘落后,掀起一股改造和创新的浪潮。但由于国家人力资源相关法律政策和各个企业的管理制度和业务流程的差异性,eHR软件要走向云端变成一种企业可以实际使用的平台和服务,还有很多问题要解决,至少在中国,还有一段路要走。

    即使云计算eHR平台和服务进入实用阶段,企业在实施和部署eHR系统时也面临诸多选型和决策的问题。企业需要综合考虑国家法律、行业特点、企业规模、自身发展阶段和特定需求,以及对数据安全性和保密的考虑,审慎选择可以放到云端的应用和业务范围,还有对采用标准业务解决方案(最佳业务实践)还是坚持根据自己特色定制流程解决方案还是走适当折中的路线也是要企业决策的,当然这也会对云计算的服务费用和合作伙伴的选择带来影响。

    – END –


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